Privacybeleid

XXL Gym Helmond B.V. is een sportschool aan Oostende 167A, 5701 SM Helmond, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98383493. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je via deze website en tijdens je lidmaatschap met ons deelt.

Vragen over dit beleid? Mail naar helmond@xxlgym.nl, bel 0492-230 188 of schrijf naar XXL Gym Helmond B.V., Vuurijzer 18, 5753 SV Deurne.

Bij je inschrijving en tijdens je lidmaatschap verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam, geboortedatum en geslacht
• Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode en woonplaats)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Bankgegevens (IBAN en tenaamstelling) voor de automatische incasso
• Het door jou ondertekende inschrijfcontract (als upload)
• Toegangs- en bezoekregistraties van de club
• Camerabeelden van de in- en uitgang en de trainingsruimtes
• Als je een trainingsschema aanvraagt: je antwoorden op de wizardvragen, het gegenereerde schema en, als je zelf oefeningen wisselt, het aangepaste schema met het tijdstip van je laatste wijziging, en bij een volgend blok het bloknummer en de koppeling naar het schema waarop het voortbouwt
• Als je het trainingslogboek gebruikt: per datum en per oefening het gewicht en het aantal herhalingen dat je invulde, gekoppeld aan je e-mailadres. Er is geen veld voor vrije tekst, dus je legt hier nooit klachten of blessures vast

Zeg je tussentijds op om medische redenen, dan kan een medische verklaring nodig zijn (zie de algemene voorwaarden). Die gebruiken wij uitsluitend om je verzoek te beoordelen en bewaren we niet langer dan nodig is om je verzoek af te handelen; daarna verwijderen wij de verklaring.

Wij verwerken je gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een grondslag uit de AVG:

• Het afsluiten en uitvoeren van je lidmaatschap, inclusief toegang tot de club (grondslag: uitvoering van de overeenkomst)
• Het incasseren van abonnementsgelden via automatische incasso (grondslag: uitvoering van de overeenkomst)
• Onze administratie en wettelijke (fiscale) bewaarplichten (grondslag: wettelijke verplichting)
• Veiligheid in en rond de club, via cameratoezicht en bezoekregistratie (grondslag: gerechtvaardigd belang)
• Nieuwsbrieven en acties, alléén als je daar apart toestemming voor hebt gegeven (grondslag: toestemming)

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Lidmaatschaps- en contactgegevens: tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap
• Financiële gegevens (facturen en incasso's): 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht
• Camerabeelden: maximaal 4 weken, tenzij beelden nodig zijn voor onderzoek naar een incident
• Inschrijfcontracten: tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap
• Trainingsschema-aanvragen en trainingslogboek: tot 2 jaar na je laatste gelogde training. Heb je nooit een training gelogd, dan tot 2 jaar na je laatste aanvraag

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren (verwerkers), en uitsluitend op basis van een verwerkersovereenkomst:

• Supabase: beveiligde opslag (EU-regio) van inschrijfgegevens, geüploade contracten, trainingsschema-aanvragen en het trainingslogboek
• Virtuagym: ledenadministratie, de leden-app en het opzegproces
• Brevo: verzending van e-mails zoals je inschrijfbevestiging, je trainingsschema en de codes waarmee je je logboek opent en, als je daar toestemming voor gaf, nieuwsbrieven (opslag binnen de EU)
• Anthropic: het AI-bedrijf dat voor leden het premium trainingsschema ontwerpt. Je wizard-antwoorden, inclusief eventuele opmerkingen over bijvoorbeeld blessures, worden daarvoor eenmalig verwerkt op servers in de VS. Vraag je een volgend trainingsblok aan, dan gaan daar ook de gewichten, herhalingen en datums uit je logboek van dat blok mee, zonder je naam of e-mailadres. Anthropic bewaart die invoer maximaal 30 dagen en traint er geen AI-modellen mee; je opmerkingen slaan wij zelf nooit op

De automatische incasso van het abonnementsgeld voeren wij rechtstreeks uit via onze eigen bank (SEPA-incasso); daarvoor schakelen wij geen aparte betaalprovider in.

Met politie of justitie delen wij alleen gegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

In en rond de club hangt zichtbaar cameratoezicht, ter bescherming van leden, medewerkers en eigendommen. Bij de ingang word je hierop gewezen.

Camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard en alleen teruggekeken na een incident. Beelden delen wij alleen met politie of verzekeraar als daar een concrete aanleiding voor is.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage in de gegevens die wij van je hebben
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Verwijdering van je gegevens, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren
• Beperking van de verwerking, en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Overdracht van je gegevens in een gangbaar bestandsformaat (dataportabiliteit)
• Het intrekken van eerder gegeven toestemming, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief

Stuur je verzoek naar helmond@xxlgym.nl. Wij reageren binnen vier weken en kunnen je vragen je te identificeren voordat wij gegevens verstrekken.

Niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je trainingslogboek kun je zelf in één keer wissen met de knop 'Verwijder mijn logboek' op je logboekpagina; een gewisseld schema zet je terug met de knop 'Zet het originele schema terug' op je schemapagina. Wil je dat wij ook je trainingsschema-aanvragen verwijderen, mail dan naar helmond@xxlgym.nl.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Het inschrijfformulier verloopt via een beveiligde verbinding (HTTPS), contracten staan in een afgeschermde opslag die niet publiek toegankelijk is, en alleen daartoe bevoegde medewerkers hebben toegang tot de ledenadministratie.

Concreet betekent dit onder meer: het beheerdersdashboard met de ledenadministratie is afgeschermd met een persoonlijk account én tweestapsverificatie (2FA), en alleen vooraf geautoriseerde medewerkers hebben toegang. Geüploade contracten staan in een afgeschermde opslag binnen de EU die niet publiek benaderbaar is. De camerabeelden kunnen alleen door een beperkt aantal bevoegde medewerkers worden ingezien.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij leden actief.

Vragen, verzoeken of klachten over privacy? Mail naar helmond@xxlgym.nl, bel 0492-230 188 of kom langs aan Oostende 167A, 5701 SM Helmond.

Deze versie is bijgewerkt op 15 september 2026.