Privacybeleid

XXL Gym Helmond B.V. is een sportschool aan Oostende 167A, 5701 SM Helmond, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98383493. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je via deze website en tijdens je lidmaatschap met ons deelt.

Vragen over dit beleid? Mail naar info@xxlgym.nl, bel +31 850 870 490 of schrijf naar XXL Gym Helmond B.V., Vuurijzer 18, 5753 SV Deurne.

Bij je inschrijving en tijdens je lidmaatschap verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam, geboortedatum en geslacht
• Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode en woonplaats)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Bankgegevens (IBAN en tenaamstelling) voor de automatische incasso
• Het door jou ondertekende inschrijfcontract (als upload)
• Toegangs- en bezoekregistraties van de club
• Camerabeelden van de in- en uitgang en de trainingsruimtes

Zeg je tussentijds op om medische redenen, dan kan een medische verklaring nodig zijn (zie de algemene voorwaarden). Die gebruiken wij uitsluitend om je verzoek te beoordelen en bewaren we niet langer dan nodig is om je verzoek af te handelen; daarna verwijderen wij de verklaring.

Wij verwerken je gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een grondslag uit de AVG:

• Het afsluiten en uitvoeren van je lidmaatschap, inclusief toegang tot de club (grondslag: uitvoering van de overeenkomst)
• Het incasseren van abonnementsgelden via automatische incasso (grondslag: uitvoering van de overeenkomst)
• Onze administratie en wettelijke (fiscale) bewaarplichten (grondslag: wettelijke verplichting)
• Veiligheid in en rond de club, via cameratoezicht en bezoekregistratie (grondslag: gerechtvaardigd belang)
• Nieuwsbrieven en acties, alléén als je daar apart toestemming voor hebt gegeven (grondslag: toestemming)

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Lidmaatschaps- en contactgegevens: tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap
• Financiële gegevens (facturen en incasso's): 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht
• Camerabeelden: maximaal 4 weken, tenzij beelden nodig zijn voor onderzoek naar een incident
• Inschrijfcontracten: tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren (verwerkers), en uitsluitend op basis van een verwerkersovereenkomst:

• Supabase: beveiligde opslag (EU-regio) van inschrijfgegevens en geüploade contracten
• Virtuagym: ledenadministratie, de leden-app en het opzegproces
• Brevo: verzending van e-mails zoals je inschrijfbevestiging en, als je daar toestemming voor gaf, nieuwsbrieven (opslag binnen de EU)
• Anthropic: het AI-bedrijf dat voor leden het premium trainingsschema ontwerpt. Je wizard-antwoorden, inclusief eventuele opmerkingen over bijvoorbeeld blessures, worden daarvoor eenmalig verwerkt op servers in de VS. Anthropic bewaart die invoer maximaal 30 dagen en traint er geen AI-modellen mee; je opmerkingen slaan wij zelf nooit op

De automatische incasso van het abonnementsgeld voeren wij rechtstreeks uit via onze eigen bank (SEPA-incasso); daarvoor schakelen wij geen aparte betaalprovider in.

Met politie of justitie delen wij alleen gegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

In en rond de club hangt zichtbaar cameratoezicht, ter bescherming van leden, medewerkers en eigendommen. Bij de ingang word je hierop gewezen.

Camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard en alleen teruggekeken na een incident. Beelden delen wij alleen met politie of verzekeraar als daar een concrete aanleiding voor is.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage in de gegevens die wij van je hebben
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Verwijdering van je gegevens, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren
• Beperking van de verwerking, en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Overdracht van je gegevens in een gangbaar bestandsformaat (dataportabiliteit)
• Het intrekken van eerder gegeven toestemming, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief

Stuur je verzoek naar info@xxlgym.nl. Wij reageren binnen vier weken en kunnen je vragen je te identificeren voordat wij gegevens verstrekken.

Niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Het inschrijfformulier verloopt via een beveiligde verbinding (HTTPS), contracten staan in een afgeschermde opslag die niet publiek toegankelijk is, en alleen daartoe bevoegde medewerkers hebben toegang tot de ledenadministratie.

Concreet betekent dit onder meer: het beheerdersdashboard met de ledenadministratie is afgeschermd met een persoonlijk account én tweestapsverificatie (2FA), en alleen vooraf geautoriseerde medewerkers hebben toegang. Geüploade contracten staan in een afgeschermde opslag binnen de EU die niet publiek benaderbaar is. De camerabeelden kunnen alleen door een beperkt aantal bevoegde medewerkers worden ingezien.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij leden actief.

Vragen, verzoeken of klachten over privacy? Mail naar info@xxlgym.nl, bel +31 850 870 490 of kom langs aan Oostende 167A, 5701 SM Helmond.

Deze versie is voor het laatst bijgewerkt op 13 juli 2026.